シナリオ4：AIチャット × ローカルLLM（gemma）── 手書き住民異動届の点検と、システム入力用データの整形

市民課の業務の多くは、市民が紙の申請書に手書きで記入した内容を、職員が確認して基幹系システムに入力する作業です。氏名の旧字体、住所のマンション名、生年月日の記載漏れや書き間違いが多く、その場で確認・修正してもらう手間が常に発生します。そのうえで、紙を見ながら画面へ打ち直し、転記ミスを防ぐためのダブルチェックを行う――この二重手間が、市民課の業務時間の中で最も大きな塊のひとつです。このシナリオでは、その点検と整形をAIに下書きさせます。扱うのは届書の記載内容そのものですので、外部送信のないローカルLLM（gemma）を使います。

手順 47：新しい会話を開始

シナリオ3とは別の工程を扱うため、新しい会話として始めます（左サイドバーの「＋ 新しい会話」からいつでも切り替えられます）。会話ごとに参照する資料とモデルを変えられるので、案件が混ざる心配がありません。住民異動届は1件ごとに独立した処理です。会話を分ける運用を課内のルールにしてください。

手順 48：ローカルLLM（gemma）を選択

「ローカル (Ollama): gemma3:4b」（赤枠）を選びます。ここで扱うのは、住民異動届に記載された世帯全員の氏名・生年月日・住所・本籍・続柄・電話番号という、住民基本台帳法及び戸籍法の規律を受ける情報そのものです。外部送信のないローカルLLM以外の選択肢はありません。この一点だけでも、ローカルLLMを庁内に用意しておく意味があります。クラウドAIしか使えない環境では、市民課の中心的な業務でAIを使うという選択肢そのものが最初から消えてしまいます。

手順 49：手書き申請書の点検・整形の型を選択

「定型プロンプト」から『【市民課】手書き申請書の記載点検とシステム入力用データの整形（ローカルLLM専用）』（赤枠）を選びます。紙に書かれた内容を、職員がPCの画面を見ながら手で打ち直す――この二重手間と、それに伴うダブルチェックの負担は、市民課の業務時間の中で最も大きな塊のひとつです。型を配ってしまえば、誰が点検しても同じ12の観点で確認できます。

手順 50：参照する知識ファイルの欄を開く

「📎 この会話で参照する知識ファイルを追加」（赤枠）をクリックして開きます。指定するのは、シナリオ1で登録した内部基準のうち第7「手書き申請書・届書の記載点検（記載漏れ・誤記の頻出12事例）」と第8「氏名の旧字体・異体字とシステム入力の取扱い」です。ベテラン職員が経験で身につけてきた「ここを見落とすと後で困る」という観点を、文書化してAIに持たせています。

手順 51：キーワードで資料を検索

検索欄（赤枠）に「窓口事務取扱」と入力して絞り込みます。この資料は「所属（指定部署のみ）」で登録しているため、市民課の職員以外の検索結果には表示されません。

手順 52：参照する資料を選択

『市民課 窓口事務取扱要領』（赤枠）を選びます。「マンション名が書かれていない」「異動年月日が空欄」「元号の取り違え」といった頻出の不備が、要領の事例番号と対応づけて指摘されるようになります。

手順 53：型に手書き届書の読み取り結果を貼り付けて入力

入力欄（赤枠）に、型と、手書きの住民異動届を読み取った結果を貼り付けます。ここで用意した読み取り結果は、実際の窓口で受け付ける書類に近い状態にしてあります。異動年月日が空欄、住所にマンション名と部屋番号がない、前住所に市区町村名がない、ふりがなが空欄、生年月日の元号が「平成」に見える箇所がある、電話番号の下3桁が判読困難、マイナンバーカードの有無のチェック欄が未記入、届出人の署名が世帯主本人のものか不明瞭で、備考欄には「妻は仕事で来られないので私が書きました」とある――このすべてが、そのまま入力すれば後日の職権修正につながる論点です。さらに、氏名の「空」の字が戸籍上は異体字である可能性を本人が申し出ています。※ 氏名・住所・番号はすべて架空のダミーデータです。

手順 54：送信ボタンをクリック

送信ボタン（赤枠）をクリックします。

手順 55：AIが回答を作成中（ローカルLLM）

AIが窓口事務取扱要領を読み込みながら、不備の一覧と整形済みデータを作成します。入力した内容は職員のPCの中だけで処理され、庁外へ送信されません。

手順 56：ローカルLLMの回答（不備一覧と要領の該当事例）

ローカルLLM（Ollama / gemma3:4b）が、届書の不備を一覧にしました。「項目」「記載された内容」「不備の内容」「要領の該当事例」「対応」の5列で、そのまま入力すると住民票の記載が誤るものが先頭に並びます。建物名・部屋番号の欠落（事例1）、異動年月日の空欄（事例8）、前住所の市区町村名の欠落（事例7）、ふりがなの空欄などが、要領の事例番号と対応づけて示されます。目視での確認は、1件目は丁寧でも50件目には必ず精度が落ちます。

手順 57：ローカルLLMの回答（判読が困難な文字の確認事項）

続いて、判読の迷いがある箇所が挙げられます。電話番号の「1と7」「4と9」、生年月日の元号が「令和」か「平成」か、といった点です。型の厳守事項に「推測で確定してよいとは絶対に書かない」と指定してあるため、AIは必ず本人確認を求めます。AIに「分からないことを分からないと言わせる」設計が、ミスの許されない事務では決定的に重要です。

手順 58：ローカルLLMの回答（システム入力用に整形したデータ）

紙からシステムへの打ち直しを支えるのがこの部分です。「項目名：値」の形式で1行1項目、住所は市の表記原則（丁目・番・号）に統一、生年月日は和暦と西暦を併記した形で出力されます。確定できない項目は空欄のまま「【未確定】理由」が付され、推測値が入ることはありません。確認者は、紙と画面を交互に見比べるのではなく、整形済みのデータと紙を1回だけ突き合わせればよくなります。

手順 59：ローカルLLMの回答（本人への電話確認の読み上げ文と、他課への引き継ぎ）

最後に、本人へ電話で確認する際の読み上げ文が出力されます。冒頭で名乗り、用件を先に述べ、確認事項を1つずつ区切って尋ねる形で、「書き漏れがあります」ではなく「確認させてください」の言い方になっています。補正の電話は、かけ方ひとつで苦情にも、感謝にもなります。併せて、この届出に伴い他課へ引き継ぐべき手続も示されます。入力の最終的な責任は職員にあります。必ず紙の原本と突き合わせてください。

手順 60：回答をコピー・WordExcelで書き出す

回答の下の「📋 コピー」「Word」「Excel」（赤枠）から書き出せます。不備一覧はExcelで書き出して補正依頼の進捗管理表に、整形済みデータはコピーしてシステムへの入力に使えます。書き出したファイルの保管は、貴庁の情報セキュリティポリシーに従ってください。住民の個人情報を含むファイルですので、処理後は速やかに削除する運用を課内で定めてください。

このシナリオの操作記録

• 🎬 操作動画（MP4）：04_AIチャット_手書き申請書の点検_ローカルLLM_20260813_105206.mp4

• 🎬 操作動画（WebM／元データ）：04_AIチャット_手書き申請書の点検_ローカルLLM_20260813_105206.webm

• 🖼 操作GIF：04_AIチャット_手書き申請書の点検_ローカルLLM.gif

入力したプロンプト全文（コピーしてお使いいただけます）

あなたは架空市市民課窓口係で、住民異動届の審査と基幹系システムへの入力を

担当する職員です。

添付の「架空市市民課 窓口事務取扱要領」第7（記載漏れ・誤記の頻出12事例）及び

第8（旧字体・外字の取扱い）を基準として、

下記の手書き申請書の読み取り結果を点検してください。

【出力してほしいもの（この5点を必ずこの順で出力する）】

1. 不備一覧

   ・「項目」「記載された内容」「不備の内容」「要領の該当事例」「対応」の5列の表にする。

   ・対応は「その場で補記いただく」「本人に電話で確認」「このまま入力可」から選ぶ。

   ・重大なもの（そのまま入力すると住民票の記載が誤る）を先頭に並べる。

2. 判読が困難な文字の確認事項

   ・1と7、4と9、0と6のように取り違えの可能性がある箇所を挙げる。

   ・「推測で確定してよい」とは絶対に書かない。必ず本人確認を求める。

3. システム入力用に整形したデータ

   ・「項目名：値」の形式で、1行1項目で出力する。

   ・住所は市の表記原則（丁目・番・号）に統一する。

   ・生年月日は「令和○年○月○日（西暦○○○○年）」の併記とする。

   ・確定できない項目は値を空欄とし、「【未確定】理由」を付す。推測値を入れない。

4. 本人へ電話で確認する際の読み上げ文

   ・そのまま電話で読み上げられる文にする。

   ・冒頭で名乗り、用件を先に述べ、確認事項を1つずつ区切って尋ねる形にする。

   ・相手を責める言い方（「書き漏れがあります」）を避け、

     「確認させてください」の形にする。

5. この申請に伴い、他課へ引き継ぐべき手続

【厳守事項】

・読み取り結果に無い情報を、絶対に補完しない。

・氏名の文字が旧字体・異体字である可能性がある場合は、

　新字体へ勝手に置き換えず「外字確認要」と明示する。

・この型は申請書の記載内容そのもの（個人情報）を扱うため、

　必ず「ローカル (Ollama)」のモデルで使用すること。

【手書き申請書の読み取り結果】

【住民異動届（転入）の読み取り結果　受付番号A-119　3月30日受付】

※ 手書きの届書をスキャンし、文字を読み取ったものです。

※ 判読できなかった箇所は「（判読困難）」と記載しています。

届出年月日　　　3月30日

異動年月日　　　（空欄）

異動の種別　　　転入

新しい住所　　　架空市架空町2-14-8

　　　　　　　　（建物名・部屋番号の記載なし）

世帯主の氏名　　架空　次郎

世帯主の氏名（ふりがな）　（空欄）

生年月日　　　　昭和63年5月12日

前の住所　　　　架空東町5-3-1

　　　　　　　　（市区町村名の記載なし）

本籍　　　　　　架空県架空A市架空東町5番地

筆頭者　　　　　架空　次郎

異動する方

　1　架空　次郎　　　　　　続柄　本人　　　生年月日　昭和63年5月12日

　2　架空　みどり　　　　　続柄　妻　　　　生年月日　平成2年11月3日

　3　架空　さくら　　　　　続柄　子　　　　生年月日　平成29年（判読困難）月14日

　4　架空　ひかる　　　　　続柄　子　　　　生年月日　令和6年8月（判読困難）日

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※「令和」の欄が「平成」に見える箇所あり

マイナンバーカードの有無　　（チェック欄が未記入）

国民健康保険への加入　　　　（チェック欄が未記入）

連絡先　　　　　090-1234-（判読困難：567か5b7か）

　　　　　　　　※ 数字の1と7、4と9の判別が困難な箇所あり

届出人　　　　　（署名あり。ただし世帯主の署名か第三者の署名か不明瞭）

届出人と世帯主の関係　　（空欄）

備考欄の記載　　「妻は仕事で来られないので私が書きました」

（窓口職員の付記）

・氏名「架空」の「空」の字が、戸籍上は異体字である可能性があると本人が申し出た。

　本人は「前の市では違う字で出ていた」と話している。

・転出証明書の記載では、前住所の市区町村は架空A市である。

・本人確認書類として運転免許証を提示済み。

【地方自治体向け】一緒にAI導入支援に挑戦しませんか？

【地方自治体向け】AI導入をノーリスクで試せる無料モニター制度｜現場の課題を一緒に解決します

地方自治体向けに、AI導入をノーリスクで試せる無料モニター制度を提供。カメラオフ・ダミーデータ利用で個人情報の心配なし。現場課題に合わせたAI活用、プロンプト設計、要件定義書作成まで伴走支援します。

generative-ai-beginner-navi.com

2026.07.09