総務の方向け生成AIプロンプト④：問い合わせの要約

エルシー

皆の者、ご機嫌麗しゅう！我は、生成AI猫 エルシーじゃ😊
生成AI活用方法を紹介していくのじゃ
基本的な使い方を覚えて、快適な生成AI活用ライフを過ごすのじゃ
出身地：Adobe Firefly（画像生成AI）

オリバー

皆さん、初めまして！私は、オリバーです。
エルシーさんの助手猫です。
エルシーさんがよく暴走するので、暴走を止める役割をしています。
出身地：Adobe Firefly（画像生成AI）

総務には日々、社員から多くの問い合わせが寄せられます。 「規程の最新版はどこ？」「通勤手当の申請方法は？」といった質問が繰り返され、その対応に追われてしまうことも少なくありません。

こうした問い合わせを効率的に整理・共有するために役立つのが 生成AIによる要約 です。 過去の問い合わせ内容をAIに整理させれば、カテゴリごとに分かりやすいFAQを短時間で作成でき、総務担当者の負担を大幅に軽減できます。

この記事では、総務部門でよくある問い合わせを例に、生成AIを活用した「問い合わせ要約プロンプト」と実際の出力例をご紹介します。

総務の方向け生成AIプロンプト④問い合わせの要約

オリバー

総務に問い合わせが大量に届いて大変です😢。
よく聞かれる問い合わせ内容を掲示板で公開しようと思っています。

エルシー

手作業で、過去の問い合わせ内容を確認・集計するのは大変なのじゃ！
生成AIを使うのじゃ！

オリバー

わかりました！
過去の問い合わせ資料をアップロードして、指示を入力します。

【生成AIプロンプト全文】
過去1年分の総務関連問い合わせをカテゴリ別に要約してください。
社内の掲示板にそのまま貼りたいので、コピーボタンで表示してください。

エルシー

要約できたのじゃ！

オリバー

手直しは必要ですが、作業負担が減少したので良かったです！

【生成AI作成：要約内容】
# 📌 総務部門への問い合わせまとめ（過去1年分）

## 📖 規程・制度関連
- 社内規程・就業規則の最新版の確認方法  
- 福利厚生（健康保険・年金・休暇制度など）の内容確認  
- 退職や異動に関する手続き  

## 👤 個人情報・身分証関連
- 住所変更時の手続き  
- 結婚・出産・扶養家族追加の申請方法  
- 社員証紛失時の再発行手続き  

## 💰 給与・手当関連
- 通勤手当の申請・変更方法  
- 有給休暇残日数の確認方法  
- 給与明細の電子確認方法  

## 🏥 健康・安全関連
- 健康診断の実施日・申込方法  
- 災害・緊急時の連絡体制  
- 災害時の安否確認システムの使い方  

## 🛫 出張・勤怠関連
- 出張申請・旅費精算の方法  
- 勤怠修正申請（打刻忘れなど）の方法  

## 🖥️ システム・IT関連
- 社内システムのID・パスワードを忘れた場合の対応  
- 社内掲示板・ポータルサイトの使い方  

## 📅 イベント・備品関連
- 社内イベント（安全大会・懇親会など）の予定  
- 名刺の新規作成・追加注文方法  
- 社用車・会議室の予約手順  
- 備品・文房具の購入・在庫管理ルール  

まとめ

エルシー

ここまで読んでくれてありがとうなのじゃ！

オリバー

生成AIの使用には注意が必要です。
注意しながら、生成AI活用を楽しんでくださいね！