総務の方向け生成AIプロンプト②：文書作成

エルシー

皆の者、ご機嫌麗しゅう！我は、生成AI猫 エルシーじゃ😊
生成AI活用方法を紹介していくのじゃ
基本的な使い方を覚えて、快適な生成AI活用ライフを過ごすのじゃ
出身地：Adobe Firefly（画像生成AI）

オリバー

皆さん、初めまして！私は、オリバーです。
エルシーさんの助手猫です。
エルシーさんがよく暴走するので、暴走を止める役割をしています。
出身地：Adobe Firefly（画像生成AI）

総務の仕事では、社内規程や通達文の作成が頻繁に発生します。
「在宅勤務規程が変わったから通知文を作らなければ…」といった場面は多いですが、文面を一から考えるのは時間がかかり、表現の硬さや分かりやすさにも気を配らなければなりません。

そんなときに役立つのが 生成AI です。 規程内容を箇条書きで入力するだけで、フォーマルかつ分かりやすい社内通達文を短時間で作成できます。
この記事では、総務業務でよくある「在宅勤務規程の通知文」を例に、実際に使えるプロンプトと生成結果をご紹介します。

総務の方向け生成AIプロンプト②文書作成

オリバー

在宅勤務の規定が新しくなりました。
規定を通知する文章を作成するのが大変です！

エルシー

生成AIを活用するのじゃ！
規定内容を箇条書きするのがポイントじゃ！

【生成AIプロンプト全文】
新しい在宅勤務規程の社内通達文を、フォーマルかつ分かりやすいトーンで作成してください
社内通達文を掲示板にそのまま貼りたいため、コピーボタンで表示してください。

規定の内容は下記の通りです。
・在宅勤務用のPCは、使用終了後に必ずシャットダウンする
・在宅勤務用のPCをもって外出し、カフェなどの場所で作業してはいけない（機密情報保護のため）
・社内システムを使用して、作業開始・作業終了の打刻を行う

オリバー

コピーボタンを押します。

エルシー

こちらが生成AIが作成した文書じゃ！

オリバー

ちょっとだけ手直しすれば良さそうですね！

【生成AIが作成した文書】
【社内通達】新しい在宅勤務規程について

各位

平素より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
このたび、在宅勤務における情報セキュリティおよび業務管理の徹底を目的として、下記の通り新しい規程を定めました。全社員におかれましては、必ず遵守いただきますようお願いいたします。

―――――――――――――――――――――――――――――
■ 在宅勤務規程（必須遵守事項）

1. 在宅勤務用のPCは、使用終了後に必ずシャットダウンすること。  
2. 在宅勤務用のPCを持ち出し、カフェ等の公共の場で作業を行わないこと。  
   （機密情報保護のため）  
3. 作業開始および作業終了時には、必ず社内システムにて打刻を行うこと。  

―――――――――――――――――――――――――――――

本規程は即日適用となります。  
ご不明点がある場合は、所属部門の管理者または総務部までお問い合わせください。

以上

まとめ

エルシー

ここまで読んでくれてありがとうなのじゃ！

オリバー

生成AIの使用には注意が必要です。
注意しながら、生成AI活用を楽しんでくださいね！