【SE用生成AIプロンプト】要件定義#1：背景・目的の整理

システム開発において「要件定義」は最初の大きな壁です。
背景や目的を整理しないまま進めると、後工程で手戻りが発生し、
時間もコストも膨らんでしまいます。

そこで本記事では、生成AIを活用して要件定義の「背景」と「目的」を効率的に整理する方法を紹介します。初心者の方でもすぐに実践できるプロンプト例を交えながら解説していきます。

ケース１【資料がない場合の要件定義】生成AIで背景整理を行う方法

【生成AIプロンプト全文】
あなたは一流のシステムコンサルタントです。
以下のビジネス課題をもとに、要件定義書の「背景」と「目的」を整理してください。
他に、洗い出しに必要な情報・観点があったら教えてください。

#課題
・顧客対応に時間がかかっている
・問い合わせ対応の属人化が進んでいる

【生成AIの回答】
承知しました。要件定義書の「背景」と「目的」を、提示いただいた課題をもとに整理しました。さらに、追加で洗い出すべき情報や観点もまとめています。  

---

## 📌 背景
- 顧客からの問い合わせ対応に多くの時間がかかっており、業務効率が低下している。  
- 問い合わせ対応が特定の担当者に依存しており、対応品質やスピードにばらつきが生じている。  
- 属人化により、担当者不在時の対応遅延や、ナレッジの共有不足が顕在化している。  
- 結果として、顧客満足度の低下や、社内リソースの非効率な利用が懸念されている。  

---

## 🎯 目的
- 問い合わせ対応プロセスを標準化・効率化し、対応時間を短縮する。  
- ナレッジを体系的に蓄積・共有し、誰でも一定水準の対応が可能な体制を構築する。  
- 属人化を解消し、担当者に依存しない持続可能な顧客対応フローを実現する。  
- 顧客満足度の向上と、社内リソースの最適活用を図る。  

---

## 🔍 追加で洗い出すべき情報・観点
要件定義を進めるにあたり、以下の情報を整理すると精度が高まります。  

### 1. 現状把握
- 問い合わせ件数の推移（1日・1週間・1か月あたり）  
- 問い合わせのチャネル（電話、メール、チャット、Webフォームなど）  
- 平均対応時間、一次解決率、エスカレーション率  
- 属人化している具体的な業務領域（例：特定製品、特定顧客、特定業務フロー）  

### 2. 業務プロセス
- 現在の問い合わせ対応フロー（受付 → 振り分け → 回答 → クローズ）  
- FAQやマニュアルの有無と利用状況  
- 顧客対応に利用しているシステム（CRM、チケット管理、チャットツールなど）  

### 3. 課題の影響範囲
- 顧客満足度（CS調査やクレーム件数）  
- 社内工数（対応にかかる人員数や残業時間）  
- 他業務への影響（本来の業務が圧迫されているか）  

### 4. 将来的な要件
- 自動化（チャットボット、AI FAQ、RPAなど）の導入可能性  
- ナレッジベースの整備・検索性向上  
- 多言語対応や24時間対応の必要性  
- KPI（例：平均対応時間を30％削減、一次解決率を80％以上に）  

---

💡 提案：次のステップとして、現状の問い合わせフローを図式化（業務フローチャート）し、属人化している箇所を「ボトルネック」として可視化すると、要件定義の精度が一気に高まります。  

---

ご希望があれば、この「背景」と「目的」をそのまま要件定義書に貼り付けられる **コピー用フォーマット** に整形しますか？

ケース２【資料がある場合】生成AIによる目的整理と要約活用

資料１：課題管理表（サンプルデータのため、データ量が少ない）

資料２：業務改善提案書（サンプルデータのため、データ量が少ない）

【生成AIプロンプト全文】
あなたは一流のITコンサルタントです。
アップロードした業務改善提案書または課題管理表をもとに、要件定義書の「背景」と「目的」をそれぞれ一文で要約してください。
出力は「背景｜目的」の形式でお願いします。

【生成AIの回答】
背景｜総務部では紙ベースの申請・承認・保管業務により滞留・紛失・転記ミスが多発し、承認リードタイムや業務効率に深刻な影響を及ぼしている。｜目的｜電子申請・承認システム導入と可視化により承認時間短縮、ミス削減、コスト削減、業務の平準化を実現する。

ケース③【目的が曖昧】生成AIで具体的なゴールを導き出す

【生成AIプロンプト全文】
以下の抽象的な目的に対して、考えられる具体的なゴール候補を複数提示してください。
それぞれに「売上向上」「業務効率化」「顧客満足度向上」などの観点で分類し、優先度を添えてください。

#目的
・AIを導入したい

【生成AIの回答】
承知しました。抽象的な「AIを導入したい」という目的を、実際に取り組める具体的なゴール候補に落とし込み、観点ごとに整理してみました。優先度は「高・中・低」で示しています。  

---

## 🎯 ゴール候補一覧

### 1. 売上向上
- **顧客データ分析による新規提案の自動化**  
  → 過去の購買履歴や問い合わせ内容をAIで分析し、最適な商品・サービスをレコメンド  
  **優先度：高**（直接的に売上に結びつくため）  

- **営業資料や提案書の自動生成**  
  → 営業担当者が短時間で高品質な提案を作成できるようにする  
  **優先度：中**  

- **マーケティング施策の効果予測**  
  → 広告やキャンペーンの成果をAIでシミュレーションし、投資対効果を最大化  
  **優先度：中**  

---

### 2. 業務効率化
- **社内FAQチャットボットの導入**  
  → 社員からの問い合わせ（勤怠、経費、規程など）をAIが即時回答  
  **優先度：高**（総務・人事・IT部門の負担軽減に直結）  

- **文書・マニュアルの自動要約／翻訳**  
  → 長文資料を短く整理し、多言語対応も可能にする  
  **優先度：高**  

- **定型業務の自動化（RPA＋AI連携）**  
  → 請求処理、データ入力、報告書作成などを自動化  
  **優先度：中**  

- **会議議事録の自動生成と要点抽出**  
  → 会議後すぐに共有できる形でまとめる  
  **優先度：中**  

---

### 3. 顧客満足度向上
- **カスタマーサポートのAIチャット対応**  
  → 24時間対応で一次回答をAIが行い、複雑な案件は人にエスカレーション  
  **優先度：高**  

- **顧客の声の感情分析**  
  → アンケートやSNSの投稿をAIで解析し、改善点を抽出  
  **優先度：中**  

- **パーソナライズされた顧客体験**  
  → 顧客ごとに最適な商品・サービスを提示（ECサイトやアプリで活用）  
  **優先度：高**  

---

## 🗂️ まとめ（観点別 × 優先度）

| 観点             | ゴール候補例 | 優先度 |
|------------------|--------------|--------|
| 売上向上         | 顧客データ分析による提案自動化 | 高 |
|                  | 営業資料の自動生成 | 中 |
|                  | マーケ施策効果予測 | 中 |
| 業務効率化       | 社内FAQチャットボット | 高 |
|                  | 文書要約・翻訳 | 高 |
|                  | 定型業務自動化 | 中 |
|                  | 議事録自動生成 | 中 |
| 顧客満足度向上   | AIチャットサポート | 高 |
|                  | 顧客の声の感情分析 | 中 |
|                  | パーソナライズ体験 | 高 |

---

💡 提案のポイント：  
- **短期的に効果が見えやすいのは「業務効率化」領域**（社内FAQや議事録自動化など）。  
- **中長期的に競争力を高めるのは「売上向上」「顧客満足度向上」領域**（顧客データ活用やパーソナライズ）。  

---

ご要望に合わせて、これを「導入ロードマップ（短期・中期・長期）」に整理することもできますが、そちらもまとめてみますか？

【生成AIのプロンプト全文】
導入ロードマップ（短期・中期・長期）に整理をお願いします。

【生成AIの回答】
承知しました。「AIを導入したい」という抽象的な目的を、**短期・中期・長期のロードマップ**に整理しました。  
実際の導入は「小さく始めて成果を見せ、徐々に拡大する」流れが成功しやすいです。  

---

## 🗺️ AI導入ロードマップ

### 🔹 短期（0〜6か月）
**目的：小規模導入で効果を実感し、社内理解を得る**
- **社内FAQチャットボット導入**（業務効率化・高）  
  → 総務・人事・ITへの問い合わせを自動対応  
- **会議議事録の自動生成・要約**（業務効率化・中）  
  → 会議後すぐに要点を共有できる仕組み  
- **文書要約・翻訳ツールの試験導入**（業務効率化・高）  
  → 海外拠点や多言語対応の基盤づくり  
- **小規模な顧客対応AI（チャットサポート）**（顧客満足度・高）  
  → よくある質問に24時間対応  

👉 成果：社員の負担軽減、顧客対応スピード改善、AI活用の社内実績を作る  

---

### 🔹 中期（6か月〜1.5年）
**目的：業務全体にAIを広げ、売上・顧客体験に直結させる**
- **顧客データ分析によるレコメンド強化**（売上向上・高）  
  → 過去の購買履歴や行動データを活用して提案精度を高める  
- **営業資料・提案書の自動生成**（売上向上・中）  
  → 営業活動の効率化と提案スピード向上  
- **定型業務の自動化（RPA＋AI連携）**（業務効率化・中）  
  → 請求処理・報告書作成などを自動化  
- **顧客の声の感情分析**（顧客満足度・中）  
  → SNSやアンケートから改善点を抽出  

👉 成果：売上に直結する施策が始まり、AIが「便利ツール」から「事業成長の武器」へ  

---

### 🔹 長期（1.5年〜3年）
**目的：AIを経営戦略の中核に据える**
- **パーソナライズされた顧客体験の実現**（顧客満足度・高）  
  → 顧客ごとに最適な商品・サービスを提示  
- **マーケティング施策の効果予測AI**（売上向上・中）  
  → 投資対効果を最大化する意思決定支援  
- **全社横断のAIプラットフォーム構築**（業務効率化・高）  
  → 部門ごとにバラバラに導入したAIを統合し、データを一元管理  
- **AIによる新規事業開発支援**（売上向上・中）  
  → 市場予測やトレンド分析を活用して新しい収益源を創出  

👉 成果：AIが「業務効率化」だけでなく「競争優位性の源泉」として機能  

---

## 📊 ロードマップまとめ表

| フェーズ | 主なゴール | 観点 | 優先度 |
|----------|------------|------|--------|
| 短期     | FAQチャットボット、議事録自動化、翻訳・要約、顧客対応AI | 業務効率化・顧客満足度 | 高 |
| 中期     | 顧客データ分析、営業資料自動生成、RPA＋AI、感情分析 | 売上向上・業務効率化・顧客満足度 | 高〜中 |
| 長期     | パーソナライズ体験、マーケ効果予測、AI基盤統合、新規事業支援 | 売上向上・顧客満足度・業務効率化 | 高〜中 |

---

💡 提案：  
短期は「社内効率化」で成果を出し、  
中期で「売上・顧客体験」に踏み込み、  
長期で「経営戦略レベル」に昇華する流れが理想です。  

---

ご希望があれば、このロードマップを**「導入ステップ（PoC → 部署展開 → 全社展開）」**の形に落とし込んだ実行計画にも整理できますが、そちらも作成しましょうか。

生成AIを使用する際の注意事項

ブログ運営者が出版する書籍紹介