総務向け生成AIプロンプト①｜FAQ作成を効率化する方法

エルシー

皆の者、ご機嫌麗しゅう！我は、生成AI猫 エルシーじゃ😊
生成AI活用方法を紹介していくのじゃ
基本的な使い方を覚えて、快適な生成AI活用ライフを過ごすのじゃ
出身地：Adobe Firefly（画像生成AI）

オリバー

皆さん、初めまして！私は、オリバーです。
エルシーさんの助手猫です。
エルシーさんがよく暴走するので、暴走を止める役割をしています。
出身地：Adobe Firefly（画像生成AI）

総務の仕事では、社員からの問い合わせ対応が日常的に発生します。
「備品はどうやって申請するの？」「福利厚生の手続きは？」といった質問が繰り返し寄せられ、そのたびに同じ説明をするのは大きな負担です。

そこで役立つのが FAQ（よくある質問集）の整備。
しかし、ゼロからFAQを作ろうとすると時間がかかり、文章のわかりやすさにも気を配らなければなりません。

そんなときに力を発揮するのが 生成AI です。
AIにプロンプトを入力するだけで、FAQのたたき台を短時間で作成でき、
総務担当者は「確認と微調整」に集中できます。

この記事では、総務業務でよくある「備品申請の流れ」を例に、生成AIを使ったFAQ作成のプロンプトと実際の出力例をご紹介します。

総務の方向け生成AIプロンプト①：FAQ作成

オリバー

FAQ作成って面倒ですよね！

エルシー

そうじゃの～。
生成AIにFAQを作成してもらって、
ちょっとだけ手直しするようにすれば負担が減るのじゃ！

【生成AIプロンプト全文】
社内の総務の仕事をしています。 
社員からの『備品申請の流れ』に関するFAQを作成してください。 
初心者向けにわかりやすく説明してください。 
FAQ全文を掲示板にそのまま貼りたいので、コピーボタンで表示してください。

処理の流れ
 ・XXX申請のページにアクセスする
 ・社員番号を入力する 
・備品番号を入力する 
・申請ボタンを押下する。

オリバー

コピーボタンを押します。

エルシー

生成AIが作成した内容がこちらじゃ！

オリバー

ちょっとだけ手直しすれば使えそうですね！

【生成AIが作成：FAQ】
# FAQ：備品申請の流れ

## Q1. 備品を申請したいときはどうすればいいですか？
以下の手順で申請してください。

1. **XXX申請のページにアクセス**します。  
2. **社員番号**を入力します。  
3. **備品番号**を入力します。  
4. **申請ボタン**を押下します。  

これで申請は完了です。承認後、担当部署から連絡があります。

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## Q2. 備品番号がわからないときはどうすればいいですか？
備品番号は「備品一覧表」または「社内ポータルの備品ページ」で確認できます。  
不明な場合は総務までお問い合わせください。

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## Q3. 申請後に内容を修正したい場合は？
申請後に修正が必要な場合は、総務にご連絡ください。  
システム上での修正はできませんので、担当者が対応します。

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## Q4. 申請が承認されるまでどのくらいかかりますか？
通常は **1〜3営業日以内** に承認されます。  
混雑状況によっては時間がかかる場合がありますので、余裕を持って申請してください。

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## Q5. 誰に問い合わせればいいですか？
不明点やトラブルがある場合は、**総務部（内線：XXXX）** までご連絡ください。

エルシー

生成AIが追加の提案をしてくれることもあるのじゃ！
その提案を活用したい場合は、また生成AIにお願いすればいいのじゃ！

オリバー

見やすいですね！

# 備品申請マニュアル（図解入り）

## 1. XXX申請ページにアクセス
ブラウザから社内ポータルにログインし、  
「備品申請」ページを開きます。

📄 イメージ図  
┌───────────────┐  
│ [社内ポータルTOP] → [備品申請] │  
└───────────────┘  

---

## 2. 社員番号を入力
画面の入力欄に、自分の社員番号を入力してください。

⌨️ イメージ図  
┌───────────────┐  
│ 社員番号： [＿＿＿＿＿] │  
└───────────────┘  

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## 3. 備品番号を入力
申請したい備品の番号を入力します。  
（備品番号は「備品一覧表」で確認できます）

📦 イメージ図  
┌───────────────┐  
│ 備品番号： [＿＿＿＿＿] │  
└───────────────┘  

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## 4. 申請ボタンを押下
最後に「申請」ボタンをクリックしてください。  
これで申請完了です。承認後、担当部署から連絡があります。

✅ イメージ図  
┌───────────────┐  
│ [申請ボタン] │ ← クリック！  
└───────────────┘  

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# よくある質問（FAQ）

**Q1. 備品番号がわからない場合は？**  
→ 「備品一覧表」または「社内ポータルの備品ページ」で確認してください。  

**Q2. 申請後に修正したい場合は？**  
→ 総務にご連絡ください。システム上での修正はできません。  

**Q3. 承認までどのくらいかかりますか？**  
→ 通常 1〜3営業日以内です。  

**Q4. 問い合わせ先は？**  
→ 総務部（内線：XXXX）までご連絡ください。  

生成AIを使用する際の注意事項

エルシー

ここまで読んでくれてありがとうなのじゃ！

オリバー

生成AIの使用には注意が必要です。
注意しながら、生成AI活用を楽しんでくださいね！